Was macht für Sie KI in der Verwaltung aus, wo ist der Übergang zwischen reiner Digitalisierung und KI-Projekten? 
Künstliche Intelligenz in der Verwaltung zeichnet sich durch die Fähigkeit aus, automatisierte Entscheidungen zu treffen und Prozesse zu optimieren, die über einfache digitale Abläufe hinausgehen. Der Übergang von reiner Digitalisierung zu KI-Projekten erfolgt, wenn Systeme beginnen, aus Daten zu lernen und eigenständig Muster zu erkennen, um komplexe Aufgaben zu bewältigen. In der Ulmer Stadtverwaltung beschäftigen wir uns derzeit insbesondere mit den Potenzialen generativer KI, also KI, die neue Inhalte generiert.  

Wo sehen Sie bei der Stadt Ulm das größte Potenzial für eine Entlastung durch KI? 
Wir sehen zum einen großes Potenzial für eine Entlastung durch generative KI insbesondere in der automatisierten Beantwortung von Bürgeranfragen. Durch den Einsatz von KI-gestützten Chatbots wie dem Ulmer Spatz können Routineanfragen effizienter bearbeitet werden, was die Mitarbeiter entlastet und den Bürgern schnellere Antworten bietet, und das rund um die Uhr und auf verschiedenen Sprachen. 
Zum anderen hilft generative KI  verwaltungsintern bei der Arbeit mit großen Textmengen. Es können beispielsweise relevante Informationen aus großen Datenmengen extrahiert und zusammenfasst werden.

Welche Berufe werden davon vor allem profitieren? 
Besonders profitieren können Sachbearbeiter, die regelmäßig mit sehr großen Textmengen arbeiten. KI unterstützt nämlich auch bei der Erstellung neuer Texte, wie z.B. bei der Formulierung von Gemeindedrucksachen. Hierfür nutzen wir unseren Chatbot „Albert“.  

Was ist das Wichtigste, um KI und Digitalisierung in der Verwaltung zügig umzusetzen? 
Um KI-Projekte in der Verwaltung zügig umzusetzen, ist ein klares Bekenntnis der Führung zu KI entscheidend. Eine Kultur, die Mut und die Bereitschaft fördert, neue Dinge auszuprobieren und Fehler als Lernchance betrachtet, ist ebenso unerlässlich. Zudem sollte die kontinuierliche Weiterbildung der Mitarbeitenden im Fokus stehen.

Halten Sie es für machbar, alle derzeit Beschäftigten auf diesem Weg mitzunehmen? 
Man sollte es zumindest versuchen! Wir möchten mit unseren KI-Chatbots Lösungen für die tägliche Arbeit anbieten und einen wirklichen Mehrwert schaffen. Wir wollen unsere Kolleg*innen ermutigen, diese Lösungen auszuprobieren und diesen Mehrwert selbst zu entdecken. Selbstverständlich bieten wir aber auch Formate, in denen wir die Funktionsweise der Technologie erklären und Tipps und Tricks für den Umgang mit generativer KI geben.  

Lässt sich der Einsatz von Tools wie GPT mit unseren europäischen Datenschutzbestimmungen vereinbaren? 
Im Rahmen unserer Chatbot-Projekte haben wir uns intensiv mit Datenschutzfragestellungen auseinandergesetzt und sind natürlich auch im Austausch mit unserem Datenschutzbeauftragten. Wir nutzen nicht ChatGPT direkt, sondern haben über die Software-Lösung unseres Dienstleisters eine Datenschutzkonforme Lösung für die Nutzung von Chatbots in der Verwaltung gefunden.

Thomas Dombeck